バックオフィス業務をラクに、ミスを防ぐ仕組みづくり
こんにちは、ぬまLabの沼倉弘幸（ぬまくら ひろゆき）です。
平日は銀行で経理・総務まわりの仕事、週末は中小企業診断士（登録予定）として今後活動を本格化していきます！
これまでのnoteでは、「私がどんな人間か」「なぜ中小企業診断士を目指したのか」を中心に書いてきました。
今回はもう一歩踏み込んで、ぬまLabが大事にしている「事務の仕組み化」の考え方、つまり「ぬまLabとして、どんな価値観で事務・バックオフィス業務を改善していくのか」をお話ししたいと思います。
"マクロ作るのはいいけど、それ、誰も直せないんじゃない？"
ビジネスの現場で、事務処理の自動化の話をすると、上席の方からよくこう言われます。このセリフ、私も銀行の中で何度も聞いてきました。
正直なところ、私のスタンスはこうです。
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「だったら、一生その手作業やっててください」
属人化や処理のブラックボックス化が怖いから何もしないのは、時間とミスを垂れ流し続ける選択です。大事なのは“やらないこと”ではなく、
仕組みとドキュメント込みで設計すること
新しいことにチャレンジし変革すること
だと考えています。
そういった意味で、上記の考えを持ち続け、マインドチェンジする覚悟がない方については、以降の私の記事を読む必要はありません。
マインドチェンジについては、"私の仕事ではない"と割り切ります。
…というくらい、私は本気で“変える側”に立ちたいと思っています。
「事務がツラい」の正体は、がんばり方の問題ではない
ビジネスの現場でよく耳にする言葉があります。
「毎月末が地獄なんですよね」
「新人さんに仕事を渡せないんです」
「また同じミスをしてしまって…」
17年間、窓口・システム開発・経理財務・総務といろいろな部署を経験してきて感じるのは、「事務がツラい」の正体は、担当者のがんばり方ではなく、仕組みの設計の問題であることが多いということです。
例えば、こんな状況はありませんか。
同じ数字を、紙・Excel・システムに何度も入力している
「このファイルの最新版どれ？」と毎回探している
引き継ぎ資料がなく、「この処理は〇〇さんしかわからない」
これらは、担当者のスキルや根性では解決しにくい領域です。
ルール、ファイル構成、承認フロー、システムの設定など、「仕事の流れ」そのものを見直さないと、いつまで経っても現場は楽になりません。
ぬまLabが考える「事務をラクにする3つの視点」
ぬまLabでは、ざっくりと次の3つの視点から現状を整理したいと考えています。
手作業を減らす「自動化」の視点
間違いを起こしにくくする「見える化」の視点
人に依存しすぎない「標準化」の視点
1.自動化：人がやらなくていい作業を機械に任せる
私自身、銀行本社での業務の中で、Excel・VBA・Power Automateなどを使って、集計や転記、フォルダ作成、Webからのデータ取得などの定型作業をかなり自動化してきました。
中小企業の現場でも、「ちょっとした自動化」で救える時間は意外と多いです。
例えば、
日次・月次の売上集計表を、ボタン1つで更新できるようにする
メールで届いた注文データを、決まったフォーマットに自動で貼り付ける
毎月の請求書PDFを、顧客別フォルダに自動振り分けする
こうした“プチ自動化”で、残業1時間→30分になるだけでも、年間では大きな差が生まれます。
高価なシステムを入れなくても、既に持っているソフト＋無料ツールで実現できるケースも多いです。
2.見える化：数字と進捗がひと目で分かる状態をつくる
金融・会計の現場に長くいると、「数字が見えているかどうか」で意思決定の質が変わることを痛感します。
事務の世界でも、「どこまで終わっていて、どこが遅れているか」が見えないと、現場はいつもバタバタします。
「請求書の発行漏れチェックリスト」を1枚にまとめる
「月次締め作業の進捗ボード」を作る
ExcelやBIツールで、売上・粗利・入金状況をグラフで見える化する
といった形で、「何となく不安」を「見れば分かる安心」に変えていくのがポイントです。
3.標準化：誰がやっても一定の品質で回るようにする
もう一つ大事なのが、「人に依存しすぎない仕組み」をつくることです。
中小企業では、ベテラン1人が辞めた瞬間に、仕事が止まってしまうリスクがあります。
手順書を作る（動画マニュアルも有効）
フォルダ構成やファイル名ルールを揃える
承認フローをシンプルにして、属人的な「暗黙の了解」を減らす
こうした標準化は、時間も手間もかかる地味な作業ですが、長期的には組織の「安心して任せられる感」を大きく高めてくれます。
銀行員×IT×中小企業診断士だからこそ見える「現場のリアル」
私が事務の仕組み化にこだわるのは、銀行の中でも「システムを作る側」と「使う側」の両方を経験してきたからです。
システム部門では、要件定義から開発・テスト・リリースまで
財務・総務では、ユーザーとして日々システムを使い倒す立場で
両方の立場を知っていると、「この仕様じゃ現場は困るよな…」「ここを少し変えるだけで、残業が減るのに」というポイントが見えてきます。
中小企業のシステム導入支援でも、「作る側の論理」と「現場の感覚」のギャップを埋める翻訳者のような役割を意識しています。
こんな相談から、ぬまLabはお手伝いできます
こんな相談から、ぬまLabはお手伝いしていくビジョンを描いています。
「バックオフィスの仕事をもう少しラクにしたい」
「Excelで回している業務を、自動化できないか知りたい」
「経営数字をもっと分かりやすく見えるようにしたい」
「システムを入れたいが、何から手をつけるべきか分からない」
いきなり大掛かりな改革ではなく、
"まずは1つの業務を対象に、小さく試す”
”そこで得た学びを、他の業務にも広げる"
といったスモールステップで進めていくスタイルです。
最初の一歩は「気になる業務を1つ書き出す」ところから
もしこの記事を読んで、「うちも何かできそうだな」と感じていただけたら、まずは次の一歩だけやってみてください。
「一番ストレスを感じている事務作業」を紙に1つ書き出す
それだけでも、次のアクションが見えやすくなります。
ぬまLabでは、「バックオフィス業務をラクに、ミスを防ぐ仕組みづくり」をテーマに、"平日はXで経営情報関連の小ネタ発信"、"土日にnoteで記事を執筆"していきます！
現場の細かな事務作業やムダな二度手間を見直し、業務の自動化や仕組み化によって、作業時間の削減と事務ミスの低減を同時に実現していきます。
一緒に、安心して任せられるシンプルな仕事の流れをつくっていければ嬉しいです。
それでは、最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
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