【TL;DR】
一般企業では、会議メモの整理や議事録作成にAIを使う動きが少しずつ広がっています。
一方で、医療・介護・自治体の現場は、制度や運営上の理由から委員会・会議・記録が多く、AI活用の効果を感じやすい領域です。
Zoom録画や会議メモを文字起こしし、個人情報を削除してからAIに整理させると、議事録の下書き作成がかなりラクになります。
ポイントは、下書きはAI、最終確認は人という使い方です。

一般企業では、すでにAIを使って会議メモを整理したり、議事録のたたき台を作ったりする場面が増えています。

営業会議、社内ミーティング、企画会議、採用面談、研修記録など、会話やメモを文章に整える仕事はAIと相性が良いからです。

では、医療・介護・自治体の現場ではどうでしょうか。

正直なところ、一般企業に比べると、AI活用はまだ慎重なところが多いと思います。

理由は分かります。

患者さん、利用者さん、市民、職員などの個人情報を扱う。
電子カルテ、医事会計、介護記録、自治体システムなど、オンプレ環境や専用システムが中心。
前任者から引き継いだマニュアル通りに業務を進めている。
新しいツールを使うには、情報管理や院内・庁内ルールが気になる。

だから、「AIを使えば便利ですよ」と言われても、すぐには使いにくい。

これは当然です。

ただ、医療・介護・自治体の現場こそ、AIをうまく使う余地は大きいと感じています。

特に相性が良いのが、議事録作成です。

医療機関や介護・福祉事業所では、感染対策委員会、医療安全委員会、身体拘束適正化委員会、虐待防止委員会、褥瘡対策、栄養管理、カンファレンス、研修など、制度や運営上、記録を残す会議が多くあります。

自治体でも、庁内会議、関係機関連携会議、住民対応に関する検討会、研修、各種委員会など、あとから確認できる記録が求められる場面が多いです。

会議が終わったあと、こんなことはありませんか。

「また議事録か……」
「Zoom録画はあるけど、見返す時間がない」
「会議メモがぐちゃぐちゃで、どこから書けばいいか分からない」
「決定事項とただの意見を分けるのが地味に大変」
「AIを使ってみたいけど、個人情報が怖い」

この記事では、医療・介護・自治体の現場で、AIをどう使えばよいのかを、議事録作成を例にして整理します。

AIは議事録作成の「下書き係」になる🧑‍💻

AIを使うと、議事録が全部自動で完璧にできる。

そう思われがちですが、医療・介護・自治体の現場では、その使い方はおすすめしません。

理由はシンプルです。

個人情報があるからです。

患者名、利用者名、職員名、家族名、住所、電話番号、病名、生活状況、苦情、事故、虐待、身体拘束に関する内容などは、そのままAIに入れるべきではありません。

では、どう使うのか。

おすすめは、AIを議事録の下書き係として使うことです。

たとえば、会議メモにこんな内容があったとします。

「発熱者が数名出ている」
「手指消毒が不十分な場面があった」
「面会時のマスク着用を再度案内する」
「消毒液の場所が分かりにくいという意見があった」
「次回、表示追加後の状況を確認する」

これを人がゼロから議事録にするのは、意外と時間がかかります。

どれが報告事項なのか。
どれが協議内容なのか。
何が決定事項なのか。
次回までに何をするのか。
確認が必要なことは何か。

毎回ここから考えるのは、かなり負担です。

でもAIに、

「報告事項、協議事項、決定事項、今後の対応、確認が必要な事項に分けてください」

と指示すると、かなり整理された下書きになります。

つまり、議事録作成が、

白紙から書く作業
から
AIの下書きを確認して整える作業

に変わります。

ここが大切です。

AIは、担当者の代わりに判断するものではありません。
ただ、話し言葉やメモを、提出しやすい文章に整える補助としてはかなり使えます。

一般企業で会議メモ整理にAIが使われているのも、まさにこの部分です。
医療・介護・自治体でも、個人情報を伏せたうえで「下書き作成」に絞れば、実務に取り入れやすくなります。

Zoom録画や会議メモは、こう使う📹

最近は、医療機関や介護施設、自治体でもZoom会議やオンライン研修が増えています。

録画がある。
音声もある。
会議メモもある。

でも、それだけでは議事録にはなりません。

60分のZoom録画を見返すには、最低でも60分かかります。
途中で巻き戻したり、メモを取ったりすれば、もっと時間がかかります。

ここでAIを使うなら、流れはこうです。

Zoom録画・音声を文字起こしする。
文字起こしから個人情報を削除する。
会議名、日時、議題を整理する。
AIに貼り付けて、議事録の下書きを作る。
最後に人が確認して、提出用に整える。

この流れなら、録画や音声を「ただ残しておくもの」から、「議事録作成に使える材料」に変えられます。

ここで一番大切なのは、個人情報を削除してから使うことです。

たとえば、

山田太郎様 → 利用者A
佐藤看護師 → 看護職員
〇〇病院 → 当院
〇〇市〇〇課 → 関係部署
3階東病棟 → 該当部署

このように置き換えます。

医療・介護・自治体の現場では、AIを使う前の準備がとても大事です。

逆に言えば、ここさえ決めておけば、AIへの不安は少し減ります。

なお、毎回プロンプトを考えるのが大変な方向けに、医療・介護・自治体の現場で使いやすいAI議事録テンプレートもまとめています。

Zoom録画を文字起こしした内容や、会議メモから議事録を作る流れに対応したPDFテンプレです。

必要な方は、参考にしてみてください。

医療・介護・自治体でAIを使うなら「安全」が先🔐

AIは便利です。

文章を整える。
長いメモを要約する。
決定事項を抜き出す。
今後の対応を整理する。

こういう作業は得意です。

ただし、便利だからといって、何でも入れてよいわけではありません。

医療・介護・自治体の現場では、情報の扱いがとても重要です。

患者さん、利用者さん、市民、職員、家族。
いろいろな個人情報が業務の中に出てきます。

だから、AIを使う前に決めておきたいのは、

AIに何を入れるか
ではなく、
AIに何を入れないか

です。

個人名は入れない。
住所や電話番号も入れない。
病名や生活歴など、個人が特定される内容は伏せる。
事故や苦情、虐待、身体拘束などの内容は特に慎重に扱う。

そして、AIが作った議事録は必ず人が確認します。

AIは文章を自然に整えるのは得意ですが、会議で本当に決まったことまでは正確に判断できない場合があります。

「検討する」と話しただけなのに、「実施することを決定した」と書いてしまうこともあります。

だからこそ、現場での使い方はこれです。

この考え方なら、AIを怖がりすぎず、でも過信しすぎずに使えます。

パソコンが苦手な人ほど、テンプレから始める🌱

AIと聞くと、難しく感じる方も多いと思います。

「プロンプトって何？」
「ChatGPTに何を入れたらいいの？」
「変な文章が出たらどう直せばいいの？」
「職場で使って大丈夫なの？」

こう思うのは普通です。

特に、医療・介護・自治体の現場では、電子カルテ、医事会計、介護記録、自治体システムなど、日常的に使うシステムが決まっています。

新しいツールに苦手意識がある方も少なくありません。

だからこそ、最初から自由にAIを使おうとしない方がいいです。

おすすめは、決まったテンプレートを使うことです。

ここに会議名を入れる。
ここに開催日時を入れる。
ここに会議メモを貼る。
このプロンプトをコピーする。
出てきた文章を人が確認する。

このくらい決まっている方が、現場では使いやすいです。

AIが得意な人ほど自由に使えます。
でも、AIが苦手な人ほど「型」があった方が使いやすいです。

また、職場ごとに議事録の様式や委員会の書き方が違う場合もあります。

その場合は、テンプレートをそのまま使うより、自分の施設・事業所・部署の様式に合わせて調整した方が実務では使いやすくなります。

カスタマイズや個別相談については、ココナラでも受け付けています。

まとめ：AI活用の最初の一歩は、議事録でいい📝

一般企業では、会議メモや議事録作成にAIを使う流れがすでに始まっています。

そして、医療・介護・自治体の現場も、実はAIと相性が悪いわけではありません。

むしろ、制度や運営上、委員会・会議・記録が多いからこそ、議事録作成から始めると効果を感じやすいと思います。

Zoom録画や音声、会議メモを文字起こしする。
個人情報を削除・置き換える。
AIで下書きを作る。
最後に人が確認する。

この流れなら、医療・介護・自治体の現場でも取り入れやすいです。

もちろん、AIに丸投げはできません。
個人情報への配慮も必要です。
最終確認も人が行う必要があります。

それでも、白紙から議事録を書くより、AIの下書きを整える方が負担は軽くなります。

会議後に一人で議事録を抱えている方。
Zoom録画はあるのに、見返す時間がない方。
AIを使ってみたいけれど、何を入力すればよいか分からない方。

まずは、議事録作成から試してみる価値があります。

医療・介護・自治体の現場で、AIを安全に、無理なく、実務に役立つ形で使う。
その第一歩として、議事録作成はかなり始めやすいテーマです。

毎回プロンプトを考えるのが大変な方向けに、医療・介護・自治体向けのAI議事録テンプレートもまとめています。
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