個人情報・オンプレ文化・Excel業務の現場で、AI活用をどう始めるか

【TL;DR】
医療・介護／福祉・自治体の現場でAIやChatGPTが進まない理由は、「職員の意識が低いから」ではありません。
個人情報を扱う責任、オンプレシステム（インターネット未接続）中心の環境、前任者から引き継いだExcel・マニュアル業務が大きな壁になっています。
ただし、個人情報を入れない使い方を守れば、AIやChatGPTは、文章作成・Excel計算・議事録整理・マニュアル作成に多いに役立ちます。
この記事では、医療・介護／福祉・自治体職員が安心してAI活用を始めるための考え方をお伝えします。

ＡＩやChatGPTが進まない本当の理由 🤖

医療機関、介護・福祉事業所、自治体で働いている方の中には、最近よく聞く「ChatGPT」や「生成AI」に興味はあるけれど、なかなか仕事では使えていないという方も多いのではないでしょうか。

テレビやネットでは、AIを使えば資料作成が早くなる、文章作成が楽になる、議事録も自動でまとめられる、といった話をよく見かけます。

でも、実際の現場ではそう簡単ではありません。

医療機関では、電子カルテや医事会計システムを使いながら、患者さんの診療情報や保険情報を扱います。介護・福祉事業所では、利用者さんの生活状況、介護度、家族情報、サービス提供記録などを扱います。自治体では、住民情報、国保、後期高齢者医療、介護保険、税、福祉など、非常に重要な個人情報を日常的に扱っています。

そのため、「便利そうだからＡＩやChatGPTに入れてみよう」と軽く考えることはできません。

ここを理解せずに、「なぜAIを使わないのですか」「もっとDXしましょう」と言っても、現場には響きません。

むしろ現場の人からすれば、「それで個人情報が漏れたら誰が責任を取るのか」「うちのシステム環境で本当に使っていいのか」「そもそも何を入力してよいのかわからない」という不安の方が大きいはずです。

特に医療・介護・自治体の現場は、オンプレミス環境、つまり院内や庁内、事業所内に設置されたサーバーや専用ネットワークでシステムを運用しているケースが多くあります。クラウドサービスを自由に使える一般企業とは、前提条件が大きく違います。

さらに、日々の業務は非常に忙しいです。窓口対応、電話対応、請求業務、記録作成、会議資料、議事録、報告書、監査対応、委員会資料など、次から次へと仕事が発生します。

その中で、「新しいAIツールを覚えましょう」「ＤＸ」と言われても、正直なところ後回しになるのは当然です。

この記事では、医療・介護／福祉・自治体の現場でChatGPTが進まない理由を整理しながら、それでも安全に、少しずつAI活用を始める方法についてお伝えします。

なぜ現場ではChatGPTが使われないのか？その背景にあるもの 🏥

医療・介護／福祉・自治体の現場でChatGPTが広がりにくい理由のひとつは、「失敗できない文化」です。

一般企業であれば、多少の試行錯誤をしながら新しいツールを導入することもあります。しかし、医療・介護／福祉・自治体では、ひとつのミスが患者さん、利用者さん、住民の方に直接影響する可能性があります。

たとえば、患者さん向けの案内文に誤った内容が含まれていたらどうでしょうか。介護サービスの説明文に不正確な表現があれば、家族とのトラブルにつながるかもしれません。自治体から住民に送る案内文に制度の誤解を招く表現があれば、窓口への問い合わせや苦情が増える可能性もあります。

つまり、AIが出した文章をそのまま使うことには、大きなリスクがあります。

そして、現場の職員はそのことを肌でわかっています。だからこそ慎重になります。

また、個人情報保護の意識も非常に強いです。医療情報、介護情報、住民情報は、ただの個人情報ではありません。人によっては、病歴、所得、家族構成、生活状況など、非常にセンシティブな内容が含まれます。

ChatGPTを使うときに最も大切なのは、「個人情報を入力しない」という基本です。しかし、現場の職員からすると、「どこまでが個人情報なのか」「氏名を消せばよいのか」「病名や介護度は入れてよいのか」と迷う場面が多くあります。

この迷いがある状態では、AI活用は進みません。

もうひとつ大きいのが、システム環境です。

医療機関や自治体では、電子カルテ、医事会計、介護保険システム、国保システム、住民記録システムなど、業務システムがオンプレミス環境で動いていることが多くあります。インターネット環境と分離されていたり、外部サービス利用に制限があったりすることも珍しくありません。

そのため、普段使っている業務端末でChatGPTを開いて自由に使う、ということが難しい場合もあります。

さらに、職場によっては「AIを使ってよいのかどうか」が明確に決まっていないこともあります。ルールがない状態では、職員は使いにくいものです。あとから「なぜ使ったのか」と言われる可能性があるなら、使わない方が安全だと考えるのは自然です。

つまり、ChatGPTが進まない原因は、職員のやる気の問題ではありません。個人情報、制度、システム環境、責任の所在、職場ルール、すべてが絡み合っているのです。

Excelとマニュアル文化が、AI活用の入口になる 📊

医療・介護／福祉・自治体の現場では、Excelが非常によく使われています。

本来は専用システムで管理した方がよい内容でも、実際にはExcelで補助管理しているケースが多くあります。患者数の集計、会議資料の元データ、勤務表、チェックリスト、提出物管理、問い合わせ管理、台帳、進捗表など、現場にはたくさんのExcelファイルがあります。

しかも、それらのExcelは、前任者が作ったものをそのまま引き継いで使っていることが少なくありません。

「この列は何の意味だろう」
「この関数はなぜ入っているのだろう」
「消していいセルと消してはいけないセルがわからない」
「マニュアル通りにやっているけれど、仕組みは理解していない」

こうした状況は、多くの現場で起きています。

ここにこそ、ChatGPT活用の入口があります。

もちろん、実際の患者名や住民情報が入ったExcelをそのままChatGPTに貼り付けるのは避けるべきです。しかし、個人情報を除いたうえで、「このような列構成の表を作りたい」「件数を集計する関数を教えてほしい」「重複を確認する方法を知りたい」と相談することは可能です。

たとえば、次のような聞き方です。

「Excelで、A列に日付、B列に部署名、C列に件数が入っています。部署ごとの月別件数を集計したいです。初心者にもわかるように方法を教えてください。」

このように聞けば、ChatGPTは関数やピボットテーブルの考え方を説明してくれます。

また、文章作成にも使えます。

医療機関では患者さん向けの案内文、介護事業所では家族向けのお知らせ、自治体では住民向けの通知文など、日常的に多くの文章を作成します。これも、個人情報や具体的な案件情報を入れずに、一般化した形で相談すれば、安全に活用できます。

たとえば、

「高齢者にもわかりやすい表現で、窓口手続きの持ち物を案内する文章を作ってください。」

「介護施設から家族向けに、面会時の注意事項を丁寧に伝える文書を作ってください。」

「自治体窓口で必要書類が不足していた方に、再提出をお願いするやわらかい文章を作ってください。」

このような使い方であれば、個人情報を入れずに済みます。

マニュアル作成にもChatGPTは役立ちます。

現場では、前任者からの引き継ぎ資料が古くなっていたり、手順が人によって違っていたりすることがあります。ChatGPTに「この作業を新人向けの手順書にしてください」「チェックリスト形式にしてください」と依頼すれば、たたき台を作ることができます。

もちろん、最終確認は必ず人間が行う必要があります。AIは万能ではありません。制度や院内ルール、施設ルール、自治体ごとの運用までは正確に判断できないことがあります。

それでも、ゼロから文章を書くより、たたき台があるだけでかなり楽になります。

日々の議事録作成に追われている方にも、AIは役立ちます。録音データや個人情報をそのまま入れるのではなく、個人情報を除いたメモをもとに、「決定事項」「保留事項」「次回までの対応」に整理してもらう使い方ができます。

これだけでも、業務時間の短縮につながります。

個人情報を守りながらChatGPTを使うための考え方 🔐

医療・介護・自治体でChatGPTを使うときに、最も大切なのは「安全な使い方のルール」を持つことです。

難しく考える必要はありません。最初は、次の考え方だけでも十分です。

まず、実名を入れないこと。患者名、利用者名、住民名、職員名などは入力しないようにします。

次に、番号を入れないこと。保険者番号、被保険者番号、診察券番号、介護保険番号、マイナンバー、電話番号、住所などは入力しないようにします。

さらに、個人が特定される組み合わせにも注意します。氏名を消していても、「年齢」「病名」「地域」「家族構成」「具体的な出来事」などが組み合わさると、特定につながる可能性があります。

そのため、ChatGPTに相談するときは、具体的な個人の話ではなく、一般化して聞くことが大切です。

たとえば、悪い例はこうです。

「山田太郎さん、82歳、要介護3、認知症あり。家族から苦情が来ています。返信文を作ってください。」

これは避けるべきです。

良い例はこうです。

「介護施設で、サービス内容についてご家族から不満があった場合に、丁寧に説明する返信文の例を作ってください。個人情報は含めません。」

このように、個人を特定できない形に変えることで、安全性が高まります。

また、AIが作った文章をそのまま使わないことも重要です。

ChatGPTは自然な文章を作るのが得意ですが、制度や業務ルールを正確に理解しているとは限りません。医療制度、介護保険制度、自治体の条例、院内規程、施設ルールなどは、必ず人間が確認する必要があります。

つまり、ChatGPTは「答えを出す道具」ではなく、「たたき台を作る道具」と考える方が安全です。

案内文の下書きを作る。
Excel関数の考え方を教えてもらう。
マニュアルの構成案を出してもらう。
議事録メモを整理してもらう。
研修資料の流れを考えてもらう。

このような使い方であれば、現場でも導入しやすくなります。

そして、職場で使う場合は、必ず所属先のルールを確認することも大切です。組織によっては、生成AI利用に関するガイドラインや情報セキュリティポリシーが定められている場合があります。

「個人で使えるから職場でも使ってよい」とは限りません。

ただ、逆に言えば、個人情報を入れない、安全な使い方を理解した職員が増えれば、医療・介護・自治体の現場でもAI活用は少しずつ進められます。

最初から大きなシステム導入を目指す必要はありません。まずは、自分の業務の中で、個人情報を含まない作業から始めることです。

文章の言い換え。
Excelの関数相談。
マニュアルの目次作成。
会議資料の構成案。
副業やnote記事のアイデア出し。

このあたりから始めるのが、現実的で安全です。

AIは現場を置き換えるものではなく、現場を少し楽にする道具 🌱

医療・介護・自治体の仕事は、人にしかできない判断や対応が多い仕事です。

患者さんへの声かけ、利用者さんへの配慮、住民の方の事情を聞き取る力、現場の空気を読む力、制度と実態の間で調整する力。これらは、AIが簡単に代わりにできるものではありません。

だからこそ、AIに任せるべき部分と、人が担うべき部分を分けることが大切です。

AIに任せやすいのは、文章のたたき台、表現の言い換え、資料の構成、Excelの相談、マニュアルの整理、アイデア出しです。

一方で、最終判断、個別ケースの対応、制度上の確認、患者さんや住民への説明責任は、人が担う必要があります。

この役割分担ができれば、ChatGPTはとても心強い補助者になります。

たとえば、毎回ゼロからお知らせ文を作っていた人は、ChatGPTにたたき台を作ってもらい、自分で修正することで時間を短縮できます。議事録作成に時間がかかっていた人は、メモを整理するところだけAIに手伝ってもらえます。Excelが苦手な人は、「この集計をするにはどうしたらいいですか」と聞くことで、調べる時間を減らせます。

そして、こうした小さな成功体験が積み重なると、「AIは怖いもの」から「業務を助けてくれるもの」へと印象が変わります。

また、ChatGPTは仕事だけでなく、プライベートや副業にも活用できます。

医療・介護・自治体で働いてきた経験は、実は大きな価値があります。新人教育、窓口対応、家族対応、制度説明、業務改善、Excel管理、マニュアル作成など、現場で培った知識は、noteやココナラ、Udemyなどでコンテンツ化できる可能性があります。

「自分には特別なスキルがない」と思う方もいるかもしれません。

しかし、日々の現場で当たり前にやっていることは、別の誰かにとっては知りたい情報です。

ChatGPTを使えば、自分の経験を整理し、記事の構成を考えたり、講座の目次を作ったり、サービス説明文を整えたりすることもできます。

仕事を少し楽にする。
自分の経験を言語化する。
将来的には副業や学び直しにもつなげる。

これが、医療・介護・自治体職員にとってのChatGPT活用の大きな可能性だと感じています。

私自身も、医療・介護・自治体の現場に合ったChatGPT活用や、個人情報を守りながら使えるAI活用について発信しています。
他の記事もぜひ読んでみてください 😊👇

https://note.com/totkhssimo

また、個別に
「自分の業務ではどう使えばよいか知りたい」
「ChatGPTの画面を見ながら教えてほしい」
「Excelや文章作成に使えるプロンプトを一緒に作りたい」という方は、
個別相談も受け付けています 📨👇

https://coconala.com/users/6022058

まとめ：まずは個人情報を入れない使い方から始めよう ✅

医療・介護／福祉・自治体の現場でChatGPTが進まない理由は、
単純に「遅れているから」ではありません。

個人情報を扱う責任があり、オンプレミス中心のシステム環境があり、
職場ルールがあり、前任者から引き継いだExcelやマニュアル業務があり、日々の仕事に追われているからです。

その現実を無視して、「AIを使いましょう」と言っても、現場には広がりません。

必要なのは、現場の実情に合った使い方です。

個人情報を入れない。
実際の患者情報、利用者情報、住民情報は使わない。
一般化した内容で相談する。
AIの回答はたたき台として使う。
最終確認は必ず人が行う。
まずは文章作成、Excel相談、マニュアル整理、議事録整理から始める。

この順番であれば、ITが苦手な方でも始めやすくなります。

ChatGPTは、医療・介護／福祉・自治体の専門職や事務職を置き換えるものではありません。
むしろ、現場で働く人が本来の仕事に集中するための補助ツールです。

忙しい毎日の中で、少しでも文章作成が楽になる。
Excelで悩む時間が減る。
議事録やマニュアル作成の負担が軽くなる。
自分の経験を、副業や学びに活かせるようになる。

それだけでも、十分に価値があります。

医療・介護／福祉・自治体の現場にこそ、安心して使えるChatGPT活用が必要です。

まずは、個人情報を入れない小さな使い方から始めてみてください。